En komplett guide till follow-up email
Att hitta leads är bara halva kampen när det gäller försäljning.
Nästa steg är att försöka locka dem till att köpa. Follow-up email är en viktig del av processen, eftersom de håller dina leads engagerade, även om de för närvarande inte är redo att köpa eller teckna ett avtal.
Forskning visar att 60% av kunderna säger "nej" fyra gånger innan de slutligen säger "ja", ändå underlåter 48 % av säljare att följa upp dem en enda gång. Med andra ord lönar sig uthållighet inom försäljning, och om du slarvar med att följa upp går du miste om försäljningar.
I den här artikeln ger vi dig allt du behöver veta om follow-up emails, t.ex. timing, vad du ska ha med i meddelandet och hur ihärdig du ska vara.
Vad är ett follow-up email?
Ett follow-up email är ett meddelande som skickas till någon för att följa upp en tidigare kommunikation eller ett engagemang.
Follow-up email kan ha olika syften, bland annat:
- att ta kontakt med ett nytt lead efter den inledande kommunikationen
- att återuppta kontakten med ett lead efter att ett meddelande eller ett samtal inte har besvarats
- att öka lojaliteten efter en försäljning
- att konvertera ett lead som är nära att köpa
- att kontrollera status för en pågående transaktion eller affär
Förmågan att skriva ett engagerande och vältajmat follow-up email är en viktig färdighet för alla säljare.
De viktigaste typerna av follow-up email
Follow-up email för lead nurturing – Detta är den vanligaste typen av follow-up email och används främst av försäljnings- och marknadsföringspersonal. Försäljnings- uppföljningar görs för att föra den potentiella kunden närmare en affär eller en pågående transaktion.
Follow-up email av detta slag kan också användas för att återuppväcka intresset och engagemanget hos ett lead som inte längre visar intresse. De flesta försäljningsexperter rekommenderar att en uppföljning efter den första kommunikationen skickas inom 24 timmar för maximal effekt.
Follow-up email efter försäljning – Försäljningsprocessen slutar inte när kunden har köpt varor eller tjänster. För att uppmuntra kundlojalitet måste du hålla igång engagemanget. En uppföljning efter försäljningen kan vara så enkel som ett snabbt tackbrev eller en fråga om de är nöjda med den produkt eller tjänst de fått.
Marknadsförande follow-up email – Dessa e-postmeddelanden kan också utgöra en del av en marknadsföringsstrategi. Marknadsförare kan skicka dem till befintliga kunder och informera dem om andra liknande produkter eller tjänster samt om rabatter och erbjudanden.
Så här skriver du ett effektivt follow-up email
Att skriva ett bra follow-up email är inte helt lätt. Det ska vara engagerande utan att verka påträngande eller aggressivt. Detta kan vara en svår balansgång.
Som tur är har vi sammanställt en enkel steg-för-steg-mall som du kan följa för att göra dina e-postmeddelanden exceptionella.
Steg 1 – Definiera ditt mål och innehåll
Det första du bör göra är att bestämma vad du vill att e-postmeddelandet ska resultera i, eftersom det avgör vilken typ av innehåll du ska inkludera.
För ett follow-up email för lead nurturing – Är du ute efter en direkt konvertering eller vill du hålla leadet engagerat och få ett svar? Du måste välja mellan ett rakt säljbudskap och värdebaserat innehåll. Att erbjuda värde kan bidra till att skapa engagemang och göra ett gott intryck på potentiella kunder. Om du till exempel erbjuder finansiella tjänster till kunder kan du överväga att inkludera några värdefulla och användbara tips som en del av e-postmeddelandet.
För ett follow-up email efter försäljning – Vill du att kunden ska känna sig uppskattad genom att skicka ett tackbrev eller vill du uppmuntra kunden till ett nytt köp? Ett e-postmeddelande efter försäljningen är ett bra tillfälle att dela med sig av erbjudanden om merförsäljning eller kampanjer för liknande varor eller tjänster.
För ett marknadsförande follow-up email – Vill du att folk ska fråga om dina produkter eller tjänster eller vill du att de ska besöka en landningssida? Generellt sett vill du i ett marknadsföringsemail presentera ett lockande erbjudande och sedan inkludera en stark uppmaning till handling.
Du måste också tänka noga på din målgrupp innan du börjar skriva ditt follow-up email och skräddarsy innehållet så att det passar. Till exempel är det inte samma typ av meddelande som du skriver till en teknisk chef som till en HR-chef.
Steg 2 – Skapa en intresseväckande ämnesrad
Forskning från Gartner visar att endast 23.9% av försäljnings- och marknadsföringsemail öppnas. Det innebär att du står inför en svår kamp för att bli uppmärksammad av leads och befintliga kunder.
En anledning till den låga procentandelen är att ett stort antal sälj email hamnar i spam- eller skräppostmappen. För att undvika detta bör du se till att du inte använder skräppostutlösande ord och fraser som "gratis", "erbjudande", "rabatt", "giveaway" etc., särskilt inte i din ämnesrad.
Experter på att skriva e-post råder dig att hålla din ämnesrad kort och lockande utan att vara spamliknande. Genom att använda personens namn kan du fånga uppmärksamhet utan att hamnar i skräpposten, så fundera på något som "David, bara en snabb uppföljning" eller "David, ta reda på mer om ....".
Steg 3 – Gör din brödtext tydlig och kortfattad
När du skriver huvudinnehållet i ditt e-postmeddelande gäller det att vara tydlig. Undvik jargong, långa ord och långa meningar. Håll det snyggt och enkelt, gärna med en konversationston för att öka engagemanget.
Du måste också se till att de inledande meningarna är mycket engagerande och rakt på sak. E-postmarknadsförare kallar detta för "hook", och det är nästan lika viktigt som ämnesraden, eftersom de flesta instrumentpaneler för e-postinkorgar och mobilmeddelanden visar den första raden eller två av texten.
Försök slutligen att göra ditt e-postmeddelande så kort som möjligt. Skriv ett första utkast som innehåller allt du vill säga, gå sedan tillbaka och redigera det för att ta bort eventuella onödiga punkter eller formuleringar. En tumregel är att inte överstiga 200 ord, eftersom det är osannolikt att folk har tid att läsa mycket mer än så.
Steg 4 – Avsluta med en "call to action"
När du har skrivit huvudinnehållet vill du vanligtvis inkludera en stark "call to action". Återigen, håll det enkelt. Om du vill att de ska ringa dig kan du säga något i stil med "Hör av dig" eller "Boka ett samtal" och inkludera en länk till en sida för kontakt eller samtalsplanering. Du kan också ange ditt för- och efternamn, telefonnummer, företagsnamn och din roll på företaget (om du skriver för ett företags räkning).
Saker att undvika när du skriver ett follow-up email
Follow-up email är väldigt effektiva när det gäller att visa intresse och uthållighet, men det finns en hårfin gräns mellan att vara engagerande och att vara för påflugen.
Många missbrukar follow-up email genom att klämma in påträngande säljbudskap och överdrivna löften, vilket minskar deras effektivitet. Du bör också bara följa upp kvalificerade leads, eftersom du inte vill irritera personer som inte är intresserade av din produkt eller tjänst.
Slutligen ska du inte överösa människor med follow-up emails. Som tidigare nämnts är det en bra idé att följa upp inom 24 timmar efter den första kommunikationen, men fortsätt inte att följa upp varje dag i två veckor om du inte får något svar!
Ta tillvara på kraften i ditt CRM
Om du vill effektivisera processen av att skicka follow-up emails kan du automatisera processen med ett banbrytande CRM som webCRM.
En CRM-programvara gör att du kan följa upp hundratals potentiella kunder lika enkelt som om du bara följde upp ett fåtal.
Detta beror på att ett CRM är byggt för just det. Du kan till exempel ställa in uppgifter så att du automatiskt får meddelande om när du ska följa upp, och med ett klick kan du se vad ni har diskuterat. Detta sparar inte bara tid, utan ser också till att uppföljningen alltid skickas och aldrig glöms bort.
webCRM är designat för att ta hand om leads varje steg på vägen genom att hålla reda på interaktioner, köra flerkanalskampanjer och hjälpa dig att fatta bättre säljbeslut.
