Dags för ett nytt CRM-system? Del 2

Vad är viktigt att tänka på i valet av ett nytt CRM-system?

De bästa implementationerna är de där man hittar en balans mellan användning och rapportering. Rapporteringen är viktig, men om det innebär att den enskilda användarens dagliga arbete blir negativt påverkad då arbetsgången blir för omständig och ologisk, så kommer inte systemet bli använt och rapporterna blir felaktiga eller helt uteblir. Om systemet däremot inte är anpassat för rapportering, då blir CRM’et använt utan något egentligt mål eller syfte, effekten uteblir och mycket av arbetet ska parallellt leva ett liv i Excel.

Inför valet av nytt CRM-system, så kan arbetsgången se ut i stil med följande:

1. Insamling och sammanställning av behov, tankar och synpunkter från olika avdelningar inom företaget med syfte att förstå vad systemet är tänkt att lösa för utmaningar/behov. Fördela och prioritera dessa huruvida de är “nice-to-have” eller “need-to-have”.
   
   
2. Ett bra sätt för den framtida CRM-leverantören (och även för den egna organisationen) att få samsyn och förstå er och er verksamhet ännu bättre, är att visualisera processen eller processerna i någon form av flödesschema (powerpoint fungerar utmärkt, annars finns renodlade system om du söker på “flowcharts”).
   
   
3. Välj ut en vettig mängd leverantörer (3 stycken är ett bra antal) som ni upplever faller inom ramen för att kunna leverera det ni söker samt är vettig utifrån ett kostnadsperspektiv.
   
   
4. Fundera även på vilka 3 mest kritiska behov som finns som systemet till en början måste lösa. Utmaningen efter att ha fått ett antal system visade för sig, är att det uppkommer nya behov - men som nödvändigtvis inte är “need-to-have”.
   
   
5. Skicka underlag och ta diskussionen med leverantörerna, ta en demo anpassad utifrån specifikationen och varför inte testa dem kostnadsfritt under en period.

Andra saker som är viktiga att ha koll på i valet av ny leverantör är:

• Hur ser licens- och betalmodellen ut? Skiljer sig år 1 mot år 2?
• Vilka kostnader tillkommer och i vilka lägen uppkommer dessa?
• Hur ser avtalsperioder, förlängning och uppsägningstider ut?
• Hur fungerar implementationen dvs. uppstarten av CRM-systemet med såväl uppsättning, utbildning och vidareutveckling? Vad kostar den och vilka krav kommer leverantören att ställa på dig som kund?
• Finns integrationsmöjligheter med andra system?
• Är det webbaserat eller behöver jag ha en egen server?
• Kan vi nå systemet och informationen utanför kontoret?

Det finns såklart många viktiga delar att fundera kring, men genom att kombinera kompetens från många olika delar inom det egna företaget - så kommer det framkomma många bra och kloka tankar. Glöm inte att tillsätta en projektledare som driver uppdraget i mål.

Vill du veta hur en implementation med webCRM går till eller hur licens- och uppstartskostnader ser ut(?) - boka ett webbmöte med oss så berättar vi mer!