Excel kontra CRM

Vi är alla bekanta med det faktum att Excel är ett mycket kraftfullt och användbart verktyg. Det erbjuder ett antal fördelar eftersom det är lätt att anpassa, de flesta är väl bekanta med det och informationen finns översiktlig i ett och samma kalkylblad.

Allt är som utgångspunkt väldigt bra, tills det skede när du upptäcker att ditt företag nått nästa nivå som är något över basic, som i sin tur kräver någonting annat än möjligheterna som ett Excelark har. När flera personer har behov av att lägga in informationen (och inte bara företags- och kontaktpersonsuppgifter) eller behov kring att få ut information om kunderna - information som gör att du bättre kan svara på dina kunders behov och uppnå ett förbättrat försäljningsresultat - så kan det börja bli svårt.

Ett CRM-system kommer med största sannolikhet att kunna besvara alla frågorna som finns och troligen mer därtill. I det ögonblick som Excel blir otillräckligt, kommer CRM in. Exempelvis berättar Excel inte något om möjligheter kring merförsäljning för en viss kund eller när du lovat att följa upp. I en tid där kundrelationer betyder allt - finns risken att du missar enorma möjligheter.

När Excel blir otillräckligt?

Det finns en uppsjö av tillfällen då Excel blir otillräckligt, här är några:

• När man på ett alldeles för tidskrävande sätt, alldeles för ofta måste uppdatera informationen manuellt.
• När samma information finns inlagda två, tre, fyra gånger utan att veta av vem.
• När det börjar uppstå kopior, versioner och varianter av samma fil.
• När korskopplingar och referenser mellan blad och celler inte längre hänger ihop eller att formlerna börjar bli svåra att förstå.
• När man råkat lägga in en ny kolumn utan rubrik och därefter sorterat om vissa delar av informationen utan att inse att allt är en enda stor röra.
• När du inte kommer åt informationen bara för att du inte sitter på kontoret.

Om du dessutom skapar offerter i Excel eller Word, så vet du att du måste fylla i väldigt mycket informationen manuellt och har små (läs obefintliga) möjligheter att automatisera processen.

1. Inget samarbete i realtid
   Beroende på vilken version av Excel som används, så kan det vara som så att flera användare inte kan arbeta i samma kalkylblad samtidigt. Om du måste komma åt eller ändra i en fil som någon av dina medarbetare arbetar med just nu (eller som bara råkade vara öppen när denne försvann på lunch), så måste du antingen:
2. Vänta på din tur.
   Göra ändringarna, men vänta med att spara.
3. Skapa en kopia, som du senare måste komma ihåg att slå ihop med den riktiga versionen, i förhoppning om att det inte ställer till med problem.

Detta fungerar ju såklart, men som du hör - att tro att Excel är kostnadseffektivt för att det inte kostar dig något i kronor och ören - är inte samma sak som att det inte kostar dig något i form av tålamod, effektivitet och framförallt tid som annars skulle kunna läggas på något viktigare, kundvård till exempel.

Hur kan ett CRM rädda situationen?

All information är nåbar, så länge du har en mobil/surfplatta/dator med en internetanslutning och det spelar ingen roll vilka av kollegorna som är inne samtidigt. Nya företag och/eller kontaktpersoner som läggs in har ofta dubblettkontroll baserat på era önskemål och villkor och skulle dessutom kunna automatiseras genom att den läggs in och uppdateras via en marknadsdatabas.

All information som läggs in, blir också sökbar och diverse urval kan snabbt och enkelt göras i kombination med att alla på företaget vet vad som är sagt och gjort, när nästa uppföljning ska ske, vilka öppna supportärenden och uteliggande offerter som finns osv. Vill du veta mer om CRM - läs Varför CRM? och Vad är CRM?

Skulle du välja ett CRM-system?

Vill du verkligen fortsätta göra som ni gör och kanske allt gjort eller är du redo att titta på alternativ? Förändringar är inte lätta, men är trots allt en förutsättning om ditt företag ska finnas kvar om några år - och ett CRM-verktyg är en av nycklarna för att komma dit!