På tide med et nytt CRM-system? - Del 2
Hva er viktig å vurdere når du velger et nytt CRM-system?
De beste implementeringene er der du finner en balanse mellom bruk og rapportering. Rapportering er viktig, men hvis det betyr at den enkelte brukeres daglige arbeid påvirkes negativt ettersom arbeidsflyten blir for tungvint og ulogisk, vil ikke systemet bli brukt og rapportene vil være feil eller helt fraværende. Hvis systemet derimot ikke er tilpasset rapportering, så brukes CRM-systemet uten noe reelt mål eller formål, effekten er fraværende og mye av arbeidet må leve et liv i Excel parallelt.
Før du velger et nytt CRM-system, kan arbeidsflyten se slik ut:
- Samling og sammenstilling av behov, tanker og synspunkter fra ulike avdelinger i selskapet med sikte på å forstå hva systemet er ment for å løse utfordringer/behov. Fordele og prioritere om hvorvidt de er "nice-to-have" eller "need-to-have".
- En god måte for den fremtidige CRM-leverandøren (og også for din egen organisasjon) å få konsensus og forstå deg og din virksomhet enda bedre, er å visualisere prosessen eller prosessene i en eller annen form for flytskjema (powerpoint fungerer bra, ellers er det rene systemer for flytskjemaer hvis du søker etter "flowcharts").
- Velg et fornuftig antall leverandører (3 er et godt antall) som du føler faller innenfor omfanget av å kunne levere det du leter etter og er fornuftige fra et kostnads perspektiv.
- Tenk også på de 3 mest kritiske behovene som systemet i utgangspunktet må løse. Utfordringen etter å ha blitt presentert for en rekke systemer er at nye behov oppstår - men som ikke nødvendigvis er “need-to-have”, altså noe man må ha.
- Send dokumentasjon og ta diskusjonen med leverandørene, ta en demo tilpasset spesifikasjonen og hvorfor ikke teste dem gratis i en periode.
Andre ting som det er viktig å huske på når du velger en ny leverandør er:
- Hvordan ser lisens- og betalingsmodellen ut? Er år 1 forskjellig fra år 2?
- Hvilke kostnader påløper og i hvilke situasjoner oppstår disse?
- Hvordan ser kontraktsperioder, forlengelser og oppsigelses perioder ut?
- Hvordan fungerer implementeringen, dvs. oppstarten av CRM-systemet med oppsett, opplæring og videreutvikling? Hva koster det og hvilke krav vil leverandøren stille til deg som kunde?
- Er det integrasjons muligheter med andre systemer?
- Er det nettbasert, eller må jeg å ha min egen server?
- Kan vi få tilgang til systemet og informasjon utenfor kontoret?
Det er selvfølgelig mange viktige deler å tenke på, men ved å kombinere kompetanse fra mange forskjellige deler innen ditt eget selskap - vil mange gode og kloke tanker dukke opp. Ikke glem å utnevne en prosjektleder som fører oppdraget til mål.
Vil du vite hvordan en implementering med webCRM fungerer eller hvordan lisensiering og oppstartskostnader ser ut (?) - book ett webmøte med oss så forteller vi mer!
