CRM system
Excel versus CRM
4 læseminutter
Vi ved alle, at Excel er et ekstremt praktisk og effektivt værktøj. Det har mange fordele, fordi det er nemt at tilpasse, de fleste kender det, og det er nemt at finde oplysninger i et enkelt regneark.
Det er virkelig praktisk, indtil du finder ud af, at din virksomhed er vokset til et nyt niveau og derfor har brug for noget, der er bedre end et Excel-regneark. Når flere forskellige personer skal indtaste oplysninger (og ikke kun oplysninger om virksomheder og kontaktpersoner), eller når der skal hentes oplysninger om kunder, kan det begynde at give problemer. Specielt når de oplysninger er vigtige for at kunne opfylde kundernes behov bedre og opnå bedre salgsresultater.
Der er stor sandsynlighed for, at et CRM-system kan besvare alle de spørgsmål, du har, og det kan helt sikkert åbne op for nye muligheder. Når Excel ikke længere er nok til at dække dine behov, har du brug for et CRM-system. Excel kan f.eks. ikke fortælle om muligheder for mersalg til en bestemt kunde eller vise dig en dato for, hvornår du har lovet at følge op på en sag. Kunderelationer er vigtigere end nogensinde før, og du risikerer at gå glip af store salgsmuligheder.
Hvornår er Excel ikke længere tilstrækkeligt?
Der er mange situationer, hvor Excel ikke er tilstrækkeligt. Her får du nogle eksempler:
- Når du alt for tit skal opdatere oplysninger manuelt på en måde, der tager for lang tid.
- Når den samme oplysning indtastes to, tre eller fire gange, og det ikke er muligt at se, hvem der har indtastet oplysningerne.
- Når der begynder at findes flere kopier, versioner og varianter af den samme fil.
- Når avancerede funktioner og referencer mellem ark og celler ikke længere passer, eller når formularer begynder at blive for svære at forstå.
- Når nogen har indsat en ny kolonne uden en overskrift og derefter har foretaget en ny sortering af dele af oplysningerne uden at opdage, at alt andet er blevet ét stort rod.
- Når du ikke kan få adgang til oplysningerne, fordi du ikke er på kontoret.
Hvis du også opretter tilbud i Excel eller Word, så ved du, at du tit skal indtaste oplysninger manuelt, og der er ikke rigtigt nogen muligheder for at automatisere processen.
Ingen mulighed for at samarbejde i realtid
Afhængigt af, hvilken version af Excel der bruges, er det ikke muligt for flere brugere at arbejde i det samme regneark på samme tid. Hvis du skal have adgang til eller redigere en fil, som en af dine kolleger lige nu arbejder i (eller har åbnet og derefter er gået til frokost), har du kun følgende muligheder:
- Vent, til det bliver din tur.
- Foretag de nødvendige ændringer, men vent med at gemme dem.
- Opret en kopi, som du bagefter skal huske at kombinere med den rette version og krydse fingre for, at det ikke skaber problemer.
Det vil naturligvis fungere i nogen grad, men selvom I måske har fået billig adgang til Excel, så kan det hurtigt blive dyrt i tålmodighed, mistet effektivitet og tid, som kunne have været brugt på noget vigtigere, f.eks. at tage sig af kunderne.
Hvad kan et CRM-system hjælpe med?
Du har adgang til alle oplysninger, hvis du har en smartphone, tablet eller computer med internetforbindelse, og du har adgang til oplysningerne på samme tid som alle dine kolleger, der også arbejder i systemet. Der udføres ofte en kontrol af nye virksomheder og/eller kontakter, som du opretter, men det afhænger af dine behov og af situationen. Dette kan også ske automatisk, hvis oplysningerne indtastes og opdateres via en database.
Det er muligt at søge i alle oplysningerne, og det er hurtigt og nemt at foretage forskellige valg. Samtidig kan alle i virksomheden se, hvad der tidligere er sket og skrevet, hvornår der skal ske en opfølgning, om der er åbne supportanmodninger og åbne tilbud. Hvis du vil vide mere om CRM, kan du læse Hvorfor bruge et CRM-system? og Hvad er et CRM-system?
Bør du vælge et CRM-system?
Har du virkelig lyst til at fortsætte med at arbejde på samme måde, som du altid har gjort, eller er du klar til at overveje et alternativ? Forandringer er aldrig nemme, men det er vigtigt, hvis din virksomhed skal være konkurrencedygtig i fremtiden. Og et CRM-system er et af værktøjerne til en bedre fremtid.
